Tagungsorganisation und Öffentlichkeitsarbeit (m/w/d)
Die Südosteuropa-Gesellschaft (SOG) ist die führende wissenschaftliche Mittler-Organisation zwischen Deutschland und den Ländern Südosteuropas. Sitz der Gesellschaft bzw. Arbeitsort ist München.
Wir suchen vom 1. Februar 2025 bis 30. September 2026 eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) im Bereich Tagungsorganisation und Öffentlichkeitsarbeit / Entgeltgruppe: E8 - E9b TVöD (Bund) - in Vollzeit (39 Stunden) als Elternzeitvertretung.
Aufgaben
Tagungsorganisation:
- Planung und Organisation: Vorbereitung und Durchführung internationaler Tagungen und Veranstaltungen. Dazu gehört u.a. die Beschaffung geeigneter Tagungsräume, Organisation von Unterkünften und Catering, Koordination mit lokalen Behörden und Institutionen, die Erstellung von Tagungsprogrammen und -unterlagen, die kontinuierliche Budgetkontrolle zur Sicherstellung der Einhaltung des Veranstaltungsbudgets.
- Vergabeverfahren: Durchführung und Betreuung von Vergabeverfahren im Rahmen der Veranstaltungsorganisation in Anlehnung an das Vergabegesetz des Bundes.
- Ablaufkoordination: Entwicklung und Abstimmung von Arbeits- und Regieplänen zur Koordination von Veranstaltungsabläufen.
- Teilnehmendenbetreuung: Kommunikation und Korrespondenz mit Teilnehmenden. Organisation von Reisen, Betreuung der Referent:innen und Gäste vor Ort sowie Planung von Dienstreisen.
- Veranstaltungsdurchführung: Operative Durchführung von Veranstaltungen, einschließlich technischer Betreuung hybrider Veranstaltungen (Auswahl, Aufbau und Steuerung der Technik, Zusammenarbeit mit externen technischen Dienstleistern).
- Nachbereitung: Aufbereitung und Dokumentation von Veranstaltungsaufzeichnungen für spätere Nutzung sowie allgemeine Nachbereitung der Veranstaltung.
- Zweigstellenbetreuung: Erarbeitung und Aktualisierung von Handlungsanweisungen für Veranstaltungen der Zweigstellen, insbesondere in Bezug auf die Vergabe und Abrechnung von Zuschüssen.
Öffentlichkeitsarbeit:
- Multimediale Content-Erstellung: Aufbereitung und visuelle Gestaltung von Inhalten der SOG (Veranstaltungen, Publikationen) zur externen Kommunikation.
- Textredaktion: Korrektur, Bearbeitung und Optimierung von Texten und Beiträgen für die Website und den Newsletter.
- Website-Management: Pflege und inhaltliche Betreuung der SOG-Website, inklusive regelmäßiger Aktualisierung und Qualitätskontrolle.
- Social-Media-Management: Betreuung und Weiterentwicklung der Social-Media-Kanäle (insbesondere LinkedIn, X (Twitter), Facebook). Eigenständige Erstellung redaktioneller Beiträge, Ausbau des medialen Netzwerks sowie Interaktion mit der Community.
- Videoproduktion: Aufbereitung und Veröffentlichung von Videos für den YouTube-Kanal der SOG.
- Grafikdesign & Werbematerialien: Erstellung und Gestaltung von Informations- und Werbematerialien für Print- und Online-Medien.
- Newsletter-Betreuung: Sammlung und redaktionelle Aufbereitung von Informationen aus der SOG, den Zweigstellen und Partnerorganisationen für den regelmäßigen Newsletter.
- Pressearbeit: Eigenständiges Verfassen von Pressemitteilungen zu Veranstaltungen und Angeboten der SOG.
- Veranstaltungsdokumentation: Berichterstattung über laufende Veranstaltungen inklusive Foto- und Videodokumentation.
Anforderungen
- Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Kenntnisse;
- Einschlägige Erfahrungen in der Tagungsorganisation und Öffentlichkeitsarbeit;
- Hervorragende Kenntnisse der gängigen MS Office-Programme;
- Sicherer Umgang mit Content-Management-Systemen und gängigen Social-Media-Plattformen;
- Ausgeprägtes Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Flexibilität sowie eine selbstständige und teamorientierte Arbeitsweise;
- Freundliches, serviceorientiertes Auftreten mit Freude am Umgang mit Menschen;
- Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und Interesse an der Arbeit in einem internationalen Umfeld (Politik, Medien, Wirtschaft und Wissenschaft);
- Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen innerhalb Deutschlands (vorwiegend Berlin);
- Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau, sehr gute Englischkenntnisse, Kenntnis einer Südosteuropasprache sind von Vorteil, aber nicht erforderlich.
Wir bieten
- Ein befristetes Beschäftigungsverhältnis (Entgeltgruppe E8 - E9b TVöD (Bund)) als Elternzeitvertretung in Vollzeit;
- Eine Betriebliche Altersversorgung über die VBLU;
- Sonderzahlungen: Weihnachtsgeld (80%);
- 30 Tage Urlaub sowie Freizeitausgleich für geleistete Überstunden, 24.12. und 31.12. als arbeitsfreie Tage;
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten;
- Deutschlandticket als Jobticket zum halben Preis;
- Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit zum selbstständigen Arbeiten;
- Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in München, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist;
- eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kleinen Team.
Schwerbehinderte Bewerber / Bewerberinnen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt.
Bewerbungsadresse
Die vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Motivationsschreiben) senden Sie bitte bis spätestens 17.11.2024 ausschließlich per E-Mail an Dr. Christian Hagemann, hagemann@sogde.org.